변호사사무실에 미리 보내는 사건 메모와 자료 목록 쓰는 법

변호사사무실에 상담을 예약하면 미리 자료를 보내 달라는 안내를 받는 경우가 많습니다. 이때 파일만 잔뜩 첨부하면 받는 쪽은 무엇부터 열어야 할지 알기 어렵습니다. 자료 앞에 붙이는 두 가지 문서, 곧 사건 메모와 자료 목록이 있으면 상담 전 검토가 훨씬 빨라집니다. 두 문서를 어떤 칸으로 나눠 쓰는지 칸마다 적는 내용과 함께 설명합니다.

사건 메모는 다섯 칸이면 충분합니다

변호사사무실에 보내는 사건 메모는 일기처럼 경위를 길게 풀어 쓰는 글이 아닙니다. 받는 사람이 1~2분 안에 사건의 윤곽을 잡을 수 있도록 칸을 나눠 채우는 양식에 가깝습니다.

1. 한 줄 요지 — 누가 누구에게 무엇을 요구하는 다툼인지
2. 사람들 — 나, 상대방, 그 밖에 얽힌 사람과 서로의 관계
3. 받은 서류와 기한 — 서류 제목, 받은 날, 적힌 기한, 사건번호
4. 내가 바라는 것 — 돈을 받고 싶은지, 청구를 막고 싶은지, 관계를 정리하고 싶은지
5. 모르는 것 — 확인하지 못한 사실, 구하지 못한 자료

경과는 3번 칸 아래에 굵직한 날짜 서너 개만 적고, 자세한 흐름은 자료 목록에 맡깁니다. 메모 전체가 한 쪽을 넘지 않게 쓰는 것이 요령입니다.

칸마다 적는 요령

이렇게 쓰면 받는 쪽은 다툼의 단계와 예상 쟁점의 윤곽을 바로 잡습니다. 감정이 섞인 표현이나 상대방에 대한 평가는 빼고, 사실과 바람을 나눠 적는 것이 핵심입니다.

자료 목록은 번호부터 붙입니다

자료 목록은 보내는 파일 하나하나를 표의 한 줄로 옮긴 문서입니다. 칸은 다음처럼 잡으면 쓰기도 읽기도 쉽습니다.

번호는 시간 순서대로 붙이고, 파일 이름도 같은 번호로 시작하게 합니다. '보여 주려는 점' 칸은 그 자료로 무엇을 말하고 싶은지 한 마디로 적는 곳입니다. 이 칸을 채우다 보면 증명하고 싶은 사실에 비해 자료가 비어 있는 곳이 저절로 드러납니다.

법원에서 서증을 낼 때의 기준과 닮아 있습니다

이 칸들은 아무렇게나 정한 것이 아닙니다. 민사소송규칙 제105조 제1항은 문서를 내면서 서증을 신청할 때 문서의 제목, 작성자, 작성일을 밝히도록 정합니다. 제106조 제1항은 서증의 내용을 이해하기 어렵거나 수가 많거나 입증 취지가 분명하지 않으면 재판장이 서증과 증명할 사실의 관계를 구체적으로 밝힌 설명서를 내라고 명할 수 있게 합니다. 자료 목록의 만든 날, 만든 사람, 보여 주려는 점 칸은 이 기준을 미리 연습하는 셈입니다.

사본에 관한 규정도 참고할 만합니다. 서증 사본을 만들 때에는 서증 내용의 전부를 복사해야 하고(제107조 제1항), 문서의 일부만 증거로 삼으려 해도 원칙적으로 문서 전부를 내야 합니다(제105조 제4항). 상담용 자료도 필요한 쪽만 오려 보내기보다 전체를 보내는 습관을 들이면 나중에 다시 만들 일이 줄어듭니다. 원본을 언제 내고 어떻게 보관할지는 원본과 사본 관리 문서에 정리했습니다.

파일 이름과 보내는 순서

• 파일 이름은 '번호_날짜_자료이름' 꼴로 통일합니다. 번호는 두 자리로 맞추고 날짜는 연-월-일 순서로 적습니다
• 한 파일에는 한 자료만 담고, 사진이 여러 장이면 한 묶음 파일로 만듭니다
• 보내는 순서는 사건 메모, 자료 목록, 자료 파일 차례입니다
• 주민등록번호 뒷자리나 계좌번호 일부처럼 사건과 상관없는 정보는 가립니다

변호사사무실이 따로 정한 파일 형식이나 용량 제한이 있다면 그 안내를 먼저 따르세요. 메모와 목록에도 작성한 날짜를 적어 두세요. 상담 뒤 자료가 늘면 목록을 고쳐 다시 보내게 되는데, 날짜가 있어야 어느 판이 최신인지 헷갈리지 않습니다. 예약할 때 이 자료를 언제, 어떤 경로로 보낼지 정하는 방법은 예약할 때 알릴 것 문서에 있고, 예약부터 진행 확인까지의 흐름은 변호사사무실 질문 안내 첫 화면에서 볼 수 있습니다.